Gelre ziekenhuizen past als eerste ziekenhuisorganisatie in Nederland op grote schaal voorgelabelde barcodebuizen toe. Een projectgroep van veertien sleutelspelers met kennis over afname, analyse, ICT en workflow heeft hiervoor het afgelopen jaar verschillende kernprocessen en systemen uitgedacht, aangepast en geïmplementeerd. Inmiddels worden de eerstelijnsaanvragen bij zowel de poliklinische bloedafname als de prikposten volgens de nieuwe werkwijze afgehandeld. Het verandertraject voor de aanvragen van specialisten is naar verwachting na de zomer afgerond.
Het gedigitaliseerd aanvragen van labbepalingen door de huisarts gebeurt bij het Gelre sinds vier jaar via de door Topicus aangeboden web-based software Lab Online. De huisarts vult in dit systeem een digitaal aanvraagformulier in, op basis waarvan een order wordt aangemaakt. Deze order wordt verstuurd naar LABOSYS, het LIMS van Philips Healthcare dat wordt gebruikt door de klinischchemische labs in Apeldoorn en Zutphen. Het LIMS genereert vervolgens barcodes, die bij de prikposten en de poli’s tijdens de bloedafname op de buizen worden geplakt. Op basis van de barcode vinden in de laboratoria per buis de in de order aangegeven analyse(s) plaats, waarna de uitslagen automatisch worden doorgegeven naar de aanvrager. Dit proces werkt prima, maar kan nog beter door gebruik te maken van voorgelabelde barcodebuizen. Reden om eind 2019 een project te starten waarin als eerste de route van de eerstelijnsaanvragen is aangepakt.
Geen verkeerde buis meer
Met succes, concludeert coördinator buitendienst afnames Gonnie Beltifa op basis van de ervaringen van medewerkers van de prikdienst met de Greiner Bio-One barcodebuizen. “Waar we eerst zelf etiketten moesten printen of stickervellen met voorgeprinte barcodes gebruikten om op de buizen te plakken, is dat met de VACUETTE barcodebuizen niet meer nodig. Bovendien staat alles wat je als bloedafnamemedewerker doet direct in het laboratorium informatie systeem en krijg je ook meteen terugkoppeling of alles goed is gegaan: heb je de buis gepakt die bedoeld is voor de bepaling in de aanvraag, heb je niet te weinig of juist te veel buizen afgenomen. Als je iets verkeerd hebt gedaan, kan je dat herstellen, terwijl de patiënt er nog is. In de oude situatie kon het voorkomen dat een patiënt opnieuw moest worden geprikt omdat ze er pas in het lab achter kwamen dat je bijvoorbeeld een verkeerde buis had gepakt. De kans daarop is nu veel kleiner, misschien wel nul!”
Vele voordelen
Ook aan het andere eind van de keten, in de klinisch chemisch laboratoria in Apeldoorn en Zutphen, betaalt de nieuwe werkwijze zich uit, al moeten sommige voordelen nog in de praktijk uitkristalliseren. “Het meer gestructureerd en gedigitaliseerd werken komt sowieso ten goede aan de kwaliteit”, zegt laboratoriummanager Jan Vijfhuizen. “Voor de ISO-certificering is het belangrijk om te weten wie wat wanneer heeft afgenomen, hoe lang de buizen onderweg waren naar het lab, hoe de identiteit is geverifieerd, enzovoorts. Dat gebeurde al, maar nu kan je deze data loggen en gemakkelijk terugvinden. Dat maakt de procedure ISO-proof.” Ook wordt op tal van aspecten efficiencywinst geboekt. “We hebben veel beter inzicht in de analyses die we voor patiënten op een dag moeten doen, omdat we dat door de digitalisering van het traject direct na afname inzichtelijk hebben. Ook hebben we nu de tools in handen om het gehele pre-analyse proces gestructureerd na te lopen en waar nodig te optimaliseren. Zo kunnen we bijvoorbeeld beter bepalen hoeveel bloed er per patiënt afgenomen moet worden om alle analyses uit te voeren en daarbij zo min mogelijk buizen te gebruiken door het slim samenvoegen van bepalingen. Zo hebben we de HbA1c-bepaling, die we nu nog in een aparte buis doen, op het oog om samen te voegen met de Hbbepaling. Dat scheelt zo 10.000 buizen per jaar!”, vult klinisch chemicus Laurens-Jan Jellema aan.
Laurens-Jan Jellema, klinisch chemicus bij Gelre ziekenhuizen: “Door de implementatie van barcodebuizen hebben we veel beter zicht op de analyses die we voor patiënten op een dag moeten doen, omdat we dat door de digitalisering van het traject direct na afname inzichtelijk hebben.”
Soepele uitrol
De praktische voordelen voor de medewerkers van de bloedafname maakten dat de implementatie aan het front-end gedeelte van het analyseproces soepel verliep. “De uitdaging zat hem vooral in de communicatie. Hoe informeer en instrueer je een team van meer dan 80 medewerkers, die op verschillende plekken in de regio werken. Bedenk dat we naast de twee poliklinische faciliteiten in de ziekenhuizen in Apeldoorn en Zutphen, ook nog het Gelre Diagnostisch Centrum (GDC) en 26 prikposten hebben. Bovendien zijn er dagelijks verschillende medewerkers onderweg om bij mensen thuis bloed af te nemen. Het vergde wel wat coördinatie om iedereen vrij te maken voor instructie, maar eenmaal op de juiste tijd op de goede plek hadden ze de nieuwe procedures snel aangeleerd. Bij sommigen zagen we wel wat koudwatervrees, omdat nu niet langer de naam en geboortedatum op het etiket zichtbaar zijn (en je er ook niets op kan schrijven), maar door uit te leggen hoe dat is geborgd in het systeem konden we die twijfel snel wegnemen”, vertelt Leny van Wuijckhuijse, teamleider front-office bij het Gelre.
De nieuwe werkelijkheid bij Gelre ziekenhuizen: bloedbuizen met etiketten waarop alleen een barcode en een buisnummer te zien is.
foto: Medische fotografie, Gelre ziekenhuizen
Het scannen van voorgelabelde barcodebuizen bij de bloedafname maakt het pre-analyse proces en stuk efficiënter.
foto: Medische fotografie, Gelre ziekenhuizen
Buisnummer wordt leidend
Waar medewerkers van de bloedafname bij wijze van spreken ‘binnen een dag om’ waren, vergde het meer tijd om de onderliggende IT-systemen aan te passen voor het werken met de barcodebuizen. De grootste verandering zat hem in het gegeven dat niet langer het LIMS vanuit de order met het betreffende labnummer de barcodes genereert, maar dat elke buis een unieke barcode heeft en je deze aan de order koppelt. Het buisnummer dat is gekoppeld aan de unieke barcode van de barcodebuis is leidend geworden. In die barcode zit ook nog andere informatie ingebakken, zoals type buis, formaat, expiratiedatum en lotnummer. Een ander verschil dat softwarematig voor de nodige uitdagingen zorgde is het aantal posities dat met de verschillende typen nummers is gemoeid. Voor de labnummers uit het LIMS waren zes posities gereserveerd, wat neerkomt op 999.999 verschillende nummers. Daarnaast was er nog een tweecijferig materiaalnummer dat de uit te voeren bepaling aangeeft. Als er voor een patiënt verschillende bepalingen moesten worden uitgevoerd, waren er dus meerdere labnummers aan een patiënt gekoppeld.
De VACUETTE buisnummers bestaan uit twaalf cijfers, wat –op eentje na– 1 biljard verschillende nummers oplevert. Daar kan je met een jaargebruik van circa 1,2 miljoen buizen wel even op teren, en is de kwalificatie van unieke nummers gerechtvaardigd. Met de barcodebuizen is ook het werken met de labnummers eenduidiger. In de oude situatie werden de labnummers namelijk op twee manieren uitgegeven, wat in verband met de eindigheid van de reeks extra checks & balances vergde. De ene reeks betreft vooruitgegeven labnummers op etiketten, die uitgeprint worden klaargelegd bij prikposten. Als er een patiënt komt, worden die geplakt op het orderformulier en de afgenomen buizen. In de andere situatie komt de patiënt op de poli bij de balie met een aanvraag. Die aanvraag wordt door de baliemedewerker ingevoerd en op dat moment wordt er vanuit het LIMS een labnummer gegenereerd met de etiketten voor de afnamebuizen.
Het volledige assortiment aan bloedafnamebuizen van Greiner Bio-One is
beschikbaar in barcodebuisuitvoering.
Aanpassingen in software
Met de nieuwe systematiek moest de Lab Online software zodanig worden aangepast dat de buisnummers goed verwerkt kunnen worden met het juiste materiaal. Bovendien moesten die buizen ook direct te koppelen zijn aan de aanvraag, zonder dat daar eerst een match met de voorschriftcode voor gedaan hoefde te worden. Ook het berichtenverkeer tussen Lab Online en LABOSYS werd onder de loep genomen. In het LIMS is er vervolgens voor gezorgd dat de externe buisnummers kunnen worden gekoppeld binnen het datamodel. Ook kan nu vanuit de buis worden teruggegaan naar de juiste patiënt en het juiste labnummer. Verder is de software aangepast voor de oude lab- en materiaalnummers, waar nu nieuwe nummers voor langskomen. Belangrijk in dat perspectief is dat de verschillende systematieken naast elkaar kunnen functioneren. “De implementatie van de VACUETTE barcodebuis is een stapsgewijs proces in een omgeving waar 24/7 analyses worden uitgevoerd. Bij het gros van de prikposten worden zowel eerste- als tweedelijnsaanvragen afgehandeld. Zolang de implementatie nog niet 100% is uitgevoerd, werk je altijd met een mix van oud en nieuw. En dat moet altijd goed gaan, de kwaliteit moet geborgd zijn, want in the end stellen artsen op basis van ziekteverschijnselen en de labuitslagen een diagnose, sluiten een ziekte uit of behandelen een patiënt. Dat moet goed blijven gaan”, stelt Laurens-Jan Jellema.
Uitgebreid testen
Nadat de programmeurs van Lab Online en Philips Healthcare de aanpassingen hadden doorgevoerd zijn de nieuwe functionaliteiten uitgebreid getest. Eerst op softwareniveau: wordt in Lab Online na de afname de juiste buis aan het juiste testprotocol gekoppeld; wordt in het LIMS de juiste buis aan de juiste test gekoppeld? Daarna is de communicatie met de analyzers onder de loep genomen. “Een analyzer krijgt de barcodebuis aangeboden en die vraagt dan aan het LIMS wat er in de betreffende buis moet worden bepaald. Al die koppelingen zijn we langsgelopen om te checken of ze ook werken met de nieuwe barcodes. En of vervolgens de uitslagen correct in het LIMS belanden”, vertelt Henk Brinkman, die als applicatiebeheerder bij het Gelre verantwoordelijk is voor de softwaresystemen van onder meer klinische chemie.
Gefaseerde implementatie
Nadat eerst in een testomgeving is onderzocht of alles wat je hebt bedacht ook daadwerkelijk werkt, is op kleine schaal een live test gedaan, waarbij de routing nauwkeurig is gevolgd, eerst met testpersonen en daarna met een kleine groep eerstelijns patiënten, die zijn geprikt op de poli in Apeldoorn. Vervolgens is de nieuwe werkwijze stapsgewijs uitgebreid naar alle eerstelijns patiënten op die priklocatie. Daarna volgden de decentrale priklocaties, die van de Gelre-vestiging in Zutphen en het GDC. Bij iedere uitbreiding van het werkveldis door de projectgroep geëvalueerd wat goed is gegaan, waar verbeteringen kunnen worden doorgevoerd, waar nog zorgen liggen van de medewerkers. Aan de hand van een risico-inventarisatie zijn de risico’s vooraf en tijdens het project in kaart gebracht. Sinds begin mei werken 20 van 26 prikposten en de drie poliklinieken met de VACUETTE barcodebuizen. Er zijn er al meer dan 70.000 barcodebuizen afgenomen. “We zijn inmiddels hard op weg naar een uniform proces in de routing naar het laboratorium, wat maakt dat we onze analyzers nog efficiënter kunnen inzetten”, aldus Laurens- Jan Jellema.
Meer informatie:
Greiner Bio-One
Gelre ziekenhuizen
Topicus
Philips Healthcare
Cushion Consultancy
Veertien projectleden en een scheutje Haarlemmerolie
Bij het project voor de implementatie van de bloedafnamebuizen en alles wat daarbij komt kijken in de softwaresystemen en het laboratoriumproces zijn veertien projectleden betrokken, ieder verantwoordelijk voor zijn of haar deel. Omdat er wordt samengewerkt tussen meerdere externe partijen in één projectgroep en mede daardoor synergie tussen activiteiten op een gegeven moment een uitdaging bleek, is in de persoon van Thomas van Zanten (Cushion Consultancy) een onafhankelijke externe manager gevonden om een meer projectmatige structuur neer te zetten en regie aan te brengen om koers en vaart te houden, waarbij iedereen zo efficiënt mogelijk zijn of haar vakspecifieke bijdrage aan het proces kan leveren. Thomas vergelijkt zijn rol daarin met Haarlemmerolie.
De projectleden vanuit Gelre ziekenhuizen zijn:
- Jan Vijfhuizen, manager laboratoria KCHL en MMI
- Laurens-Jan Jellema, klinisch chemicus met aandachtsgebieden ICT, preanalyse en chemie
- José van Gortel, applicatiebeheerder laboratoria
- Eric Klein Haneveld, applicatiebeheerder laboratoria
- Henk Brinkman, senior applicatiebeheerder laboratoria
- Mandy van Lohuizen, coördinator poliklinische bloedafname Apeldoorn
- Mirjam Heuvelink, coördinator poliklinische bloedafname Zutphen
- Gonnie Beltifa, coördinator buitendienst
- Leny van Wuijckhuijse, teamleider front-office
- Ria Nuesink, teamleider front-office
- Dinanda Wes, teamleider hematologie
De betrokken leveranciers zijn vertegenwoordigd door:
- Monique van Zanten, manager pre-analytics, Greiner Bio-One
- Jos Wassing, ICT-specialist/sales specialist LabInformatics, Philips Healthcare
- Rob Spee, implementatiespecialist Lab Online, Topicus